Goed vergaderen

Vergaderingen zijn, of je het nu leuk vindt of niet, vaak een belangrijk onderdeel van je werk. Het is daarom geen overbodige luxe om je er goed op voor te bereiden en het vergaderen zelf doordacht aan te pakken. WerkGeld.nl heeft een aantal punten voor je op een rij gezet om je hierbij te helpen. We hebben deze voor je opgedeeld naar de voorbereiding en de vergadering zelf.

De volgende punten zijn voor een goede voorbereiding van belang:

• Ga na of je over voldoende informatie voor de vergadering beschikt en of alle agendapunten duidelijk zijn. Geef het vooraf aan bij de voorzitter van de vergadering als je onvoldoende informatie hebt en vraag hem of haar uitleg als je een agendapunt niet (helemaal) begrijpt.
• Zet op een rij wat je doel voor de vergadering is en wat je inbreng tijdens de vergadering zal zijn.
• Bereid je goed voor door de vergaderstukken goed te lezen, te noteren wat je vragen en punten zijn en te bepalen hoe je op de verschillende vergaderpunten reageert.
• Neem voor de vergadering contact op met medestanders voor punten die je belangrijk vindt.
• Geef aanvullende agendapunten of wijzigingen op tijd door.

Tijdens de vergadering is het nuttig dat je op het volgende let:

• Zorg dat je op tijd aanwezig bent op de vergadering.
• Zet je mobiele telefoon uit tijdens de vergadering.
• Ga na of je argumenten passen bij de meningsvorming of de besluitvorming.
• Kijk of jij en de andere deelnemers eerdere afspraken en besluiten zijn nagekomen.
• Maak aantekeningen van belangrijke zaken.
• Breng de voor jou belangrijke punten naar voren.
• Stel vragen als je iets niet begrijpt.
• Beperk je tot het vergaderpunt dat aan de orde is.
• Zeg er wat van als iemand een negatieve invloed heeft op de vergadering (door de besluitvorming te verstoren of door onderonsjes met andere deelnemers).
• Ga niet altijd voor het volle resultaat, maar maak ook wel eens een pas op de plaats.
• Maak onderscheid tussen de boodschap (de inhoud), de boodschapper (de persoon) en je relatie met de boodschapper.
• Kom met punten die je mening of die van een ander samenvatten en die duidelijke conclusies bevatten.
• Luister naar de andere deelnemers.
• Oefen geen negatieve invloed uit. Voorbeelden daarvan zijn steeds over hetzelfde onderwerp praten, teveel met details te komen, een-tweetjes tijdens de vergadering of zelfs het bewust verstoren van de vergadering. Vraag je af of je gedrag wat toevoegt voor jezelf en voor anderen.
• Spreek kort en bondig en breng je punten zo rustig mogelijk naar voren.
• Wacht tot je de aandacht hebt voor je begint te spreken en praat niet door anderen heen.
• Sta open voor andere gezichtspunten en luister zonder vooroordelen.
• Toon voldoende respect voor de mening van andere deelnemers.
• Accepteer genomen besluiten.
• Kom na een vergadering na wat je hebt beloofd.