Hoe kunnen organisaties declaraties zo snel mogelijk uitbetalen?

Medewerkers maken reiskosten, kopen een relatiegeschenk of betalen een bedrijfslunch. Dit zijn allemaal kosten die zij voor het bedrijf voorschieten, en die ze graag op korte termijn terugkrijgen. Maar daarbij wordt zowel de medewerker als de finance professional nog weleens gehinderd door het declaratieproces. Dat is in veel bedrijven omslachtig, wat er soms zelfs voor zorgt dat medewerkers het geld dat zij voor de organisatie hebben betaald niet terugvragen. Organisaties doen er daarom goed aan aandacht te schenken aan het snel afhandelen van declaraties.

Het declaratieproces optimaliseren was al een belangrijk thema binnen bedrijven. Het is echter alleen maar belangrijker geworden nu we officieel in een recessie zitten en veel Nederlanders maar net de eindjes aan elkaar kunnen knopen. Maar liefst dertig procent van werkend Nederland geeft dan ook in onderzoek van Moss aan op dit moment vanwege de economische situatie minder snel geneigd te zijn om bedrijfsuitgaven voor te schieten. Negentien procent heeft zelfs simpelweg het geld niet om zaken voor te schieten. Het is dus cruciaal dat bedrijven hun processen zo weten in te richten dat medewerkers zo snel mogelijk hun zakelijke uitgaven terugkrijgen.

Ontbreken bonnetjes in het declaratieproces

Momenteel geeft nog 29 procent van de kantoormedewerkers aan dat het gemiddeld ongeveer een maand duurt om declaraties uitbetaald te krijgen. Dit kan de standaard binnen een bedrijf zijn, maar het is vaak ook te wijten aan het declaratieproces of het ontbreken van informatie die nodig is om de declaratie uit te betalen. In de praktijk zien we dat het vaak misgaat bij de bonnetjes. Van het überhaupt bewaren van zo’n bonnetje tot aan het simpelweg toevoegen van een bon aan de declaratie. Zo’n bonnetje is voor de finance-afdeling natuurlijk ontzettend belangrijk om discussie met de Belastingdienst te voorkomen en ervoor te zorgen dat zij kosten kunnen aftrekken. Een op de drie kantoormedewerkers (33%) is weleens geld misgelopen omdat hij of zij zonder bonnetje een declaratie niet in kon dienen.

Vertraging bij declaraties

Wat ook vaak misgaat bij declaraties is het juist invullen van zaken zoals de kostenplaats en kostendrager. Dit vraagt vervolgens om het nodige uitzoekwerk, wat ervoor kan zorgen dat de uitbetaling een tijd op zich laat wachten. Verder kan de vertraging ook bij het finance-team liggen. Zij doen er dan simpelweg lang over om de declaratie goed te keuren. En dat is natuurlijk niet acceptabel, zeker niet in een economisch onzekere tijd als deze. Hoe kunnen finance-professionals er dan voor zorgen dat medewerkers hun declaratie zo gemakkelijk mogelijk kunnen aanleveren en zo snel mogelijk hun geld terugkrijgen?

Een eenvoudig declaratieformulier

Het begint allemaal bij het declaratieformulier. Of dit nu op papier op digitaal is, het moet zo eenvoudig mogelijk in te vullen zijn voor medewerkers. Neem een declaratieformulier dus eens onder de loep: zijn alle vakken die er nu opstaan daadwerkelijk van belang om de declaratie uit te betalen? Of kan de organisatie er een paar schrappen? Let ook op het gebruik van jargon op dit formulier. Zijn alle termen duidelijk voor een medewerker die misschien geen enkel verstand van financiën heeft?

Automatiseren van declaraties

Declaratieformulier worden nog op papier en digitaal gebruikt. De bedrijven die nog tot de eerste groep behoren, kunnen naar automatisering kijken. Dit levert niet alleen veel tijd op, maar zorgt er ook voor dat het declaratieproces zonder fouten verloopt. Denk bijvoorbeeld na over het aanschaffen van een systeem waarbij medewerkers op hun telefoon direct hun uitgaven in kunnen dienen, inclusief een foto van het bonnetje. Daarbij kunnen werkgevers hun werknemers ook verplichten om bepaalde gegevens in te vullen, zodat een kostenplaats of de kostendrager nooit meer ontbreekt.

Betaalkaarten

Bij een volgende stap kan een werkgever ervoor kiezen om zakelijke (digitale) betaalkaarten voor zijn medewerkers aan te schaffen. Hierbij kan hij per persoon instellen wat de gebruikerslimiet is en voor hoelang de kaart geldig is. Zulke kaarten helpen finance-teams om meer controle en overzicht over de bedrijfsuitgaven te krijgen. Ook zijn de uitgaven op deze kaarten geïntegreerd met het boekhoudsysteem en dat bespaart tijd bij het maken van de maandafsluiting.

Zakelijke uitgaven in onzekere economie

Het werk van de finance-professional bestaat steeds minder vaak uit handwerk en het declaratieproces kan zeker profiteren van een automatiseringsslag. Dat maakt niet alleen het werk van de finance-professional gemakkelijker en overzichtelijker, maar zorgt er ook voor dat medewerkers niet in problemen komen na de uitgaven die zij voor de organisatie hebben gedaan. Zo kunnen zij met een gerust hart zakelijke uitgaven doen in een onzekere economische tijd.  

Dit gastartikel is geschreven door David Soos, General Manager Nederland bij Moss.