Hoe voorkom je mogelijke belangenverstrengeling?

Een belegging in het verleden kan je in het heden achtervolgen, waardoor je integriteit en geloofwaardigheid een flinke deuk kunnen oplopen. Dit maakten bijvoorbeeld onze eigen (demissionair) minister van Financiën Hoekstra en president-commissaris De Swaan van ABN AMRO mee na de publicatie van de Pandora Papers. Hoe herken je en ben je een dergelijke belangenverstrengeling bij jou op de werkvloer voor?

Hoekstra en De Swaan investeerden in de op de Britse Maagdeneilanden gevestigde papieren firma Candace Management. Deze brievenbusfirma bleek vervolgens weer aandeelhouder te zijn van een bedrijf dat safari’s organiseert in Kenia en Tanzania. Dat is een opvallende constructie, die beschouwd kan worden als belastingontwijking ofwel gebruik van een land met een gunstig belastingstelsel. Hoekstra verkocht deze investering en maakte de winst over naar een goed doel voordat hij als minister begon. De Swaan heeft pas recent na de publicatie van de Pandora Papers zijn belang afgestoten. Ook andere Nederlandse bankbestuurders hebben overigens geïnvesteerd in Candace Management.

Moreel besef

Hier was sprake van een situatie waarin bestuurders, die het beleid tegen dit soort belastingconstructies via financiële instellingen moeten vormgeven dan wel uitvoeren, zelf zo’n constructie in hun eigen voordeel hebben gebruikt. Dat betekent een (schijn) van belangenverstrengeling. Het was voor bijvoorbeeld PvdA-kamerlid Henk Nijboer genoeg reden voor ‘grote zorgen over het moreel besef en de voorbeeldfunctie van de top van de Nederlandse financiële sector.’

Schijn van belangenverstrengeling

Bestuurders en de raad van commissarissen (RvC) moeten een zorgvuldige afweging maken tussen alle belangen die bij de financiële onderneming horen. Dat loopt van klanten, aandeelhouders en werknemers tot de samenleving waarin een onderneming opereert. Een economisch belang in een ander bedrijf of een (betaalde) nevenfunctie(s) kan voor bestuurders en commissarissen al (de schijn van) belangenverstrengeling opleveren. Dit heeft grote gevolgen omdat juist aandeelhouders en andere stakeholders erop rekenen dat besluiten vallen zonder dat persoonlijke belangen een rol spelen.

Privésfeer of verleden

“Toch zien wij in de praktijk dat organisaties worstelen met het bespreekbaar maken van (potentiële) belangenconflicten”, vertelt Asmara Sibarani, consultant bij Charco & Dique. “Het zijn vaak belangen die zich afspelen in de privésfeer of uit het verleden. Hierdoor wordt het melden ervan vaak onnodig geacht. Dit terwijl het juist zo belangrijk is om potentiële belangenconflicten in een vroegtijdig stadium te identificeren, zodat een organisatie passende maatregelen kan nemen om deze te mitigeren. Gebeurt dit niet, dan werkt dit de schijn van belangenverstrengeling en niet integer handelen juist in de hand.”

Belangenverstrengeling voorkomen

Sibarani adviseert de volgende aanpak om belangenverstrengeling te voorkomen:

• Bepaal een beleid belangenconflicten met voldoende draagvlak.
• Identificeer per bestuurslid en/of commissaris waar (de schijn van) belangenverstrengelingen kunnen optreden. Zoiets kan bijvoorbeeld met groepssessies waarin deelnemers dilemma’s bespreken met daarna een-op-een gesprekken. Hierin is dan ruimte om eventuele belangenconflicten te bespreken en te openbaren.
• Zorg voor passende beheersmaatregelen en opvolging.
• Maak een helder proces mogelijk van identificeren, beoordelen, mitigeren en monitoren van belangenconflicten voor het bestuur en de RvC.
• Stel je actief op ten opzichte van belangenverstrengelingen. Dat is meer dan alleen het jaarlijkse uitvraagrondje nevenfuncties/activiteiten.

Bron: Charco & Dique