Leg je niet neer bij werkonderbrekingen

Je heb vast wel eens van die dagen dat je maar niet aan het afronden van je projecten toekomt. De telefoon lijkt voortdurend te rinkelen, mailtjes stromen binnen of collega’s lijken niet zonder je te kunnen. Komen deze werkonderbrekingen je heel bekend voor dan gaat er iets niet goed. Hoe doe je hier wat aan?

In Amerika zijn er onderzoeken van onder andere de Universiteit van California geweest naar onderbrekingen op het werk. Hieruit bleek onder andere dat werknemers vermoeider zijn en meer lichamelijke en psychische klachten hebben als ze vaker onderbroken worden tijdens hun werk. Een ander onderzoeksresultaat was dat onderbrekingen ten koste gaan van de kwaliteit van het werk.

Uit Amerikaans onderzoek bleek verder dat werknemers elke elf minuten gestoord worden. Deze onderbrekingen duren gemiddeld 2,1 uur per werkdag. Daarbij duurt het ook nog eens gemiddeld 25 minuten voordat werknemers terugkeren naar de originele taak na een interruptie. Komen deze onderzoeksresultaten je (deels) bekend voor dan moet je zeker verder lezen.

Dagboek voor werkonderbrekingen

Er kan dus behoorlijk wat tijd en energie in die onderbrekingen gaat zitten. Gelukkig zijn er veel methoden waarmee je dat kunt tegengaan. Je kunt een begin maken door eens een week lang een ‘onderbrekingendagboek’ bij te houden van je werkzaamheden. Schrijf je werktijden op en noteer de momenten waarop jezelf onderbreekt. Zet daar ook bij om wat voor onderbrekingen het gaat en bij welke taken ze voorkomen. Dit kan je een verhelderend overzicht geven.

Vervolgens kun je kijken hoe je de onderbrekingen oplost. Hieronder lees je oplossingen voor verschillende typen onderbrekingen.

Collega’s die ‘even’ wat vragen

Allereerst zijn er je collega’s die je ‘even wat komen vragen’. Realiseer je dat wat in het belang is van de ander niet altijd in jouw belang is. Een kleine onderbreking van een kwartier lijkt niet veel voor te stellen, maar als je er daar vier van op een dag hebt, ben je toch al een uur kwijt. Tijd die je ook had kunnen besteden aan een offerte of een nieuw ontwerp.

Een manier om de duur van een interruptie te beperken, is door niet te blijven zitten, maar te gaan staan als een collega langskomt. Zo geef je een non-verbaal signaal af om het kort te houden. Komt dit signaal niet aan dan kun je vriendelijk maar beslist zeggen dat je niet veel tijd hebt en een ander moment afspreken als de vraag niet dringend is.

Houd er ook rekening mee dat als collega’s eraan gewend zijn om je te mogen onderbreken, ze dit steeds vaker doen. Bij elk probleem komen ze bij je langs. Spreek dan één tijdstip af waarop ze hun vragen aan je kunnen stellen, een soort vragenuurtje. Er is een grote kans dat ze in de tussentijd veel van hun vragen zelf oplossen.

Mailtjes, social mediameldingen en appjes

Een andere beruchte werkonderbreking zijn mailtjes en meldingen van social media. Staat je mail de hele dag aan, dan zie je ook steeds mailtjes binnenkomen. Dit leidt af en wellicht heb je ook de neiging ze meteen te beantwoorden. Laat daarom de mail niet aan staan, maar open deze bijvoorbeeld één keer in de twee uur.

Via de smartphone kan je ook veel meldingen binnenkrijgen van social media zoals Facebook en Twitter en van apps zoals WhatsApp. Check daarom ook je smartphone bijvoorbeeld maar een keer in de twee uur. Een andere mogelijkheid is het beperken van de meldingen van social media en apps. Dit kan je via de betreffende sites en apps instellen.

Rinkelende telefoon

Een bekende verstoorder is de telefoon. Er is echt geen wet die voorschrijft dat je die ook meteen moet opnemen als hij gaat. Je kunt ook de voicemail later beluisteren en dan terugbellen. Daarnaast kan je bij veel drukte ook vragen of een collega tijdelijk de telefoon voor je opneemt. Als wederdienst kan je dan voor die collega de telefoon beantwoorden als hij of zij het erg druk heeft.

Surfpauzes

Het internet kan ook in de weg zitten. Surf je teveel op websites tijdens je werk dan raak je ook snel afgeleid. Als ontspanning tussendoor kan surfen bevorderlijk zijn voor je concentratie. Als je surfpauzes echter te lang worden dan gaat dat juist ten koste van je concentratie en productiviteit. Sta jezelf daarom een maximaal aantal surfpauzes per uur toe en let erop dat deze pauzes niet langer dan enkele minuten duren.

Tijd als geld

Een algemene manier om werkonderbrekingen aan te pakken is door je tijd te besteden alsof het geld is. Sta je teveel onderbrekingen toe dan ga je ‘failliet’. Zo met tijd omgaan, kan je helpen om er (nog) efficiënter mee om te gaan.

Veel meer tijd over

Door te letten op onderbrekingen en deze te beperken, kan je veel tijd besparen. Je zult verbaasd zijn hoeveel tijd je opeens over hebt om je werk af te maken en nieuwe dingen op te zetten of te leren.