Nieuwe inrichting kantoren moet negatieve effecten thuiswerken voorkomen
In veel organisaties wordt thuiswerken vanwege de coronacrisis een permanent onderdeel van de bedrijfsstrategie. Mede daarom onderzoeken bedrijven de mogelijkheid van kostenbesparingen door het beperken van de omvang van hun kantoren. Minder fysieke werkplekken heeft echter negatieve effecten op het ‘sociaal kapitaal’ van een organisatie. Dit stelt internationaal vastgoedadviseur CBRE in een whitepaper.
Tot nu toe blijkt volgens CBRE dat de meeste organisaties tijdens de coronacrisis vooral hun ‘normale’ werkwijze van fysiek naar online hebben gekopieerd. Uitgaande van vijf niveaus van virtueel werken (zie figuur hieronder) zitten de meeste bedrijven nu op niveau 2: tijdelijk thuis online doen wat eerst op kantoor gebeurde. Veel werknemers zien daarvan voordelen in, zoals minder reistijd, productievere werkdagen en meer flexibiliteit. CBRE stelt dat werknemers ook een keerzijde voelen in de vorm van meer stress, minder verbondenheid met de organisatie, langer werken en een verstoorde werk-privébalans.
Basaal thuiswerken
“De vraag is niet of je op basaal niveau thuis kunt werken. Nederland heeft in de afgelopen periode bewezen dit snel en goed voor elkaar te hebben. Juist daarom is het belangrijk om te kijken naar de manier waarop dit gebeurt, en wat de effecten hiervan zijn op lange termijn. Veel organisaties hebben moeite met de transitie van een ‘binaire’ of-of-situatie naar een duurzame integratie van een virtuele en fysieke werkomgeving”, zegt Wouter Oosting, Senior Director Workplace Strategy & Innovation bij CBRE.
Samenwerken thuis en op kantoor
Hij vervolgt: ”Om goed te functioneren zouden we naar niveau drie of vier moeten gaan, waarin werknemers meer asynchroon en distributed samenwerken. Het maakt dan niet meer uit wie wanneer en vanaf welke plek werkt. Zolang iedereen maar van elkaar weet wat er moet gebeuren en wanneer alles klaar moet zijn. Daarbij moet per bedrijf – en bedrijfscultuur – goed gekeken worden naar de balans tussen de individuele behoeften van werknemers en de organisatie. Een goed ingerichte hybride werkplekstrategie die de voordelen van thuiswerken in stand houdt en de potentieel schadelijke nadelen ervan opheft, is van essentieel belang.”
Inkrimpen kantoren
Bedrijven denken dus na over het inkrimpen van hun kantoren. Oosting benadrukt dat bedrijven kansen zien voor kostenbesparingen als logisch gevolg van het grootschalige thuiswerken. “De inrichting en functie van het kantoor moeten echter wel aangepast worden aan de nieuwe werkelijkheid en de nieuwe strategie van bedrijven.”
Bevorderen sociaal kapitaal
Een van de belangrijkste functies van een kantoor is volgens CBRE het ‘voeden van sociaal kapitaal’. “Voor veel organisaties is het kantoor dé plek waar men elkaar ontmoet, waar verbinding plaatsvindt, waar men creatief kan samenwerken. De intrinsieke motivatie om dagelijks naar kantoor te gaan heeft veel minder te maken met productie, output en targets en juist alles met het verlangen om ergens bij te horen en onderdeel te zijn van een groter geheel. Kantoor moet hiervoor de juiste omgeving scheppen en zo verbinding en samenwerking faciliteren”, licht Oosting toe.
Bron: CBRE