Directies zijn ontevreden over hun functioneren tijdens de coronacrisis
Om de efficiency en effectiviteit van directievoering te peilen ondervroeg aanbieder van directiesoftware Diligent directieleden van verschillende bedrijven. Hieruit blijkt dat de coronacrisis ingrijpende gevolgen heeft voor het functioneren van directies. Ze hebben behoefte aan nieuwe vormen van digitaal samenwerken.
In het onderzoek waren met name de financiële sector, handel, retail en industrie goed vertegenwoordigd, naast een klein percentage bedrijven dat actief is in de non-profit sector. Het ging om bedrijven met gemiddeld zo’n 700 fte aan personeel. Het onderzoek omvat een online-enquête en interviews met twintig company secretaries.
Ontevreden over de effectiviteit van directievoering
“Zorgwekkend is dat het merendeel van de directieleden ontevreden is over de effectiviteit van directievoering. Bijna 60% van de directies geeft zichzelf een score van een 7 of lager voor de effectiviteit van de corporate governance. Het gaat niet alleen om strategische beslissingen, maar ook om de monitoring, accountability en aansturing van de organisatie”, aldus Liam Healy, Managing Director EMEA bij Diligent.
Verkeerde vergaderstukken
Bij bedrijven die het slecht doen qua corporate governance blijkt dat directieleden voorafgaand aan een vergadering vaak niet de juiste versie van de vergaderstukken en een complete agenda hebben. Ook ontvangen ze onvoldoende feedback op vergaderstukken. Vergaderingen worden wekelijks gepland, maar er lijkt geen directe relatie te zijn tussen de frequentie en effectiviteit van directievergaderingen.
Informeel contact is belangrijk
Professor Arnoud Boot, hoogleraar economie bij de Universiteit van Amsterdam zegt hierover: “Niet iedereen is ontevreden, de effectiviteit neemt nu misschien juist toe omdat vergaderingen online bijna altijd meer to the point zijn. Echter, mensen die dichtbij de directie zitten, kwamen hun collega’s in de voormalige wereld een paar keer per dag tegen en konden ze in de ogen kijken. En dat informele contact is belangrijk; je weet meer wat je aan elkaar hebt. Informatieoverdracht is ook het vertrouwen van een ander. Het scherm zet deze emotie helaas buiten werking. Als raad van commissarissen ben je 100 procent afhankelijk van informatie, verbaal en op papier. Dat speelt op managementniveau ook. Men moet in de nieuwe wereld dus anders organiseren dan voorheen.”
Omzet, bedrijfsgroei en winstontwikkeling
De directies die het wel goed doen qua corporate governance zijn meer tevreden over de omzet, bedrijfsgroei en winstontwikkeling. Volgens Healy lijkt het erop alsof er een relatie is tussen het gebruik van digitale hulpmiddelen en effectievere meetings. “Volgens het onderzoeksrapport willen directieleden meer kunnen vertrouwen op digitale hulpmiddelen, onder meer voor het analyseren en presenteren van data. En: bijna de helft van de bedrijven noemt het gebruik van tools om dashboards te creëren en business intelligence te genereren als belangrijkste aandachtspunten als het gaat om digitale transformatie.”
Meer digitaal vergaderen
De meeste deelnemers aan het onderzoek denken dat er blijvend meer digitaal vergaderd zal worden. Ze noemen het meest de volgende factoren die de effectiviteit van een digitaal overleg bepalen: het betrouwbaar versturen, delen en opslaan van documenten, het inzetten van nieuwe verschillende digitale hulpmiddelen, beveiligd communiceren over bedrijfsgevoelige informatie en het digitaliseren van besluitvormingsprocessen. Geïnterviewde Johan Verlinden, Global Legal Affairs Director van Fagron, producent van medische toepassingen: “Wij konden onze plannen goed bijsturen toen corona langskwam. De snelheid waarmee zoiets kan, ligt aan de mate van digitalisering van het bedrijf en aan de samenstelling van de raad van commissarissen en het managementteam. Ons management team bestaat uit mensen die wereldwijd wonen, dus virtuele meetings waren we gewend. Natuurlijk komen er nu veel meer virtuele meetings omdat we de situatie vaker moeten bespreken. Maar we hebben snel kunnen schakelen omdat we al gedigitaliseerd waren, en mensen al gewend waren op reguliere tijdstippen die technologie te gebruiken.”
Digitaal en fysiek vergaderen
Professor Boot stelt voor de digitalisering te omarmen, maar niet exclusief: “Digitaal vergaderen is veel effectiever omdat het uitnodigt tot discipline. Maar we hebben óók de fysieke vergaderingen nodig, zoals bij een werkoverleg. Sfeer en lichaamshouding is hierbij heel belangrijk. Dus mijn advies is: de helft digitaal en de helft fysiek vergaderen. Een combinatie maken. Houd de discipline erin, zorg dat iedereen aan bod komt, en houd bijzaken op afstand. Digitaal vergaderen doet dat automatisch.”
Bron: Diligent